Listas de verificación para transporte de carga en Colombia
Prepare el despacho, revise los datos y conserve evidencia de lo que ocurrió. Elija la lista de su rol para usarla con su equipo.
Preparación editorial: LogiTools · 29 de septiembre de 2026 · Versión 2026-09-29
Listas operativas para organizar una operación y sus soportes. No certifican cumplimiento ni sustituyen los requisitos específicos de la mercancía, el vehículo, la ruta o el contrato.
Generador de carga
Preparar una solicitud completa y conservar lo acordado con la transportadora.
Describir la misma operación en todas las propuestas
Precisar origen, destino, fecha, mercancía, peso real, unidades, dimensiones y condiciones especiales.
Soporte a conservar: Solicitud escrita e inventario o ficha de la carga.
Identificar al prestador y al responsable
Comprobar la empresa que contrata el transporte, su habilitación y quién coordina vehículo, conductor y novedades.
Soporte a conservar: Datos del prestador y contacto responsable.
Separar la cotización de la consulta oficial
Pedir el detalle de incluidos y adicionales. Cuando corresponda, solicitar el soporte SICE-TAC con los datos de la operación; un rango comercial de LogiTools no reemplaza esa consulta.
Soporte a conservar: Cotización y soporte de la consulta oficial por separado.
Acordar cargue, descargue y esperas
Dejar por escrito horarios, acceso, medios de manipulación y cómo se documentarán tiempos y novedades.
Soporte a conservar: Condiciones operativas y contactos de las dos instalaciones.
Contrastar los documentos del despacho
Pedir a la transportadora los soportes aplicables y comprobar que ruta, carga, vehículo y conductor coinciden con lo contratado.
Soporte a conservar: Documentos de despacho y registro de cambios.
Conciliar entrega y factura
Conservar constancia de entrega, tiempos registrados y acuerdos sobre novedades antes de cerrar la operación.
Soporte a conservar: Soporte de entrega, factura y conciliación de diferencias.
Empresa transportadora
Alinear la operación, la consulta oficial y los documentos que respaldan el viaje.
Confirmar capacidad y condiciones
Revisar mercancía, peso, volumen, equipo, fechas y requisitos particulares antes de aceptar el servicio.
Soporte a conservar: Confirmación operativa y condiciones de la cotización.
Preparar los datos del SICE-TAC
Consultar con el tipo de vehículo, condición de carga, carrocería, tipo de carga, origen, destino y horas logísticas reales de la operación.
Soporte a conservar: Datos utilizados y resultado de la consulta oficial.
Distinguir valores y conceptos
Documentar el flete comercial, el valor a pagar y los conceptos aplicables. Resolver diferencias con el sistema oficial y la norma correspondiente.
Soporte a conservar: Acuerdo de valores y soportes de revisión.
Revisar consistencia del RNDC
Comprobar los datos y documentos aplicables del proceso antes de salida. Registrar los cambios de vehículo, conductor o carga por el procedimiento que corresponda.
Soporte a conservar: Registros de la operación y constancia de correcciones.
Conservar los tiempos y las novedades
Revisar captura y reporte de tiempos según el proceso aplicable; guardar evidencia de llegada, cargue, descargue, espera e incidentes.
Soporte a conservar: Registros de monitoreo y soportes de las instalaciones.
Cerrar con soportes completos
Contrastar entrega, documentos del viaje, valores acordados y novedades antes de conciliar con cliente y propietario del vehículo.
Soporte a conservar: Entrega, cierre documental y conciliaciones.
Conductor o propietario del vehículo
Comprobar los datos del viaje y dejar evidencia clara de tiempos, entrega y novedades.
Contrastar los datos antes de salir
Revisar placa, conductor, ruta, carga y documentos recibidos. Informar cualquier diferencia a la empresa transportadora.
Soporte a conservar: Documentos del viaje y confirmación de correcciones.
Confirmar acceso y horario
Pedir direcciones, ventanas de atención, contacto en las instalaciones y restricciones aplicables al vehículo y a la ruta.
Soporte a conservar: Instrucciones de recogida y entrega.
Comprobar el registro de tiempos
Confirmar con la transportadora cómo se capturan y reportan los tiempos; avisar si el sistema de monitoreo no está registrando correctamente.
Soporte a conservar: Confirmación del procedimiento y aviso de fallos.
Guardar evidencia de llegada y salida
Anotar los tiempos reales y solicitar los soportes disponibles en cargue y descargue. No alterar horas para hacerlas coincidir con lo previsto.
Soporte a conservar: Registros de monitoreo y constancias de las instalaciones.
Reportar novedades durante el viaje
Comunicar retrasos, rechazos, cambios de carga o incidentes al responsable acordado y conservar la respuesta recibida.
Soporte a conservar: Registro de la novedad y de su atención.
Conservar entrega y acuerdos de cierre
Guardar constancia de entrega y soportes de esperas o diferencias. Consultar a la transportadora el tratamiento de cada concepto antes de aceptar la conciliación.
Soporte a conservar: Entrega, tiempos y acuerdos escritos.
Fuentes y cómo citar estas listas
Las referencias oficiales ayudan a consultar los requisitos aplicables. Las listas son una organización editorial de datos y soportes, y no una transcripción completa de las normas.
- Ministerio de Transporte: ABC del SICE-TAC
- Ministerio de Transporte: normatividad RNDC
- Ministerio de Transporte: normatividad SICE-TAC
- Decreto 1017 de 2025: texto en Función Pública
Cita sugerida: LogiTools. Listas de verificación para transporte de carga en Colombia. Versión del 29 de septiembre de 2026. https://logitools.co/radar-regulatorio/listas-de-verificacion.